GRN மூலம் சரக்கு பெறுதல்

Supplier வரவிற்கு Stock → Goods received பயன்படுத்தவும். GRN என்பது சரக்கு பெற்ற பதிவு. உருவாக்கம், திருத்தம், posting, cancellation ஆகியவற்றிற்கு தனித்தனி அனுமதிகள் தேவை; பெறும் கிடங்கிற்கும் அணுகல் வேண்டும்.

வரவை உள்ளிடுதல்

1. புதிய வரவைத் தொடங்கி Supplier, Receiving warehouse தேர்ந்தெடுக்கவும். Supplier invoice no, Received at சரிபார்க்கவும்.
2. பொருட்களைத் தேடி அல்லது scan செய்து சேர்க்கவும். அவை பெறும் கிடங்கின் branch-இல் கிடைக்க வேண்டும்.
3. ஒவ்வொரு வரியின் cost, quantity, discount percentage, selling price, minimum selling price சரிபார்க்கவும். அளவு பூஜ்ஜியத்தைவிட அதிகமாகவும் விலைகள் எதிர்மறையின்றியும் இருக்க வேண்டும். Discount 0–100.
4. தேவையெனில் வரியை விரித்து Free qty, Batch no, Expiry date, Tax amount, Line note உள்ளிடவும்.
5. New price applies to-இல் This delivery only அல்லது All unsold stock தேர்ந்தெடுக்கவும். இரண்டாவது ஏற்கெனவே உள்ள விற்காத இருப்பிற்கும் விலையை மாற்றும்.
6. Serial entry உள்ள serial-tracked பொருட்களுக்கு Serial numbers-இல் பெற்ற ஒவ்வொரு unit-க்கும் ஒரு serial scan அல்லது paste செய்யவும். விடுபட்ட/மீண்டும் வரும் serial பிழைகளைச் சரிசெய்யவும்.
7. Other charges, மொத்தங்கள், குறிப்புகளை supplier invoice-உடன் ஒப்பிடவும்.

சேமித்தல் அல்லது posting

Save draft பின்னர் சரிபார்க்க வேலையைச் சேமிக்கும்; உரையாடலில் மீண்டும் Save draft தேர்ந்தெடுக்கவும். இருப்பு இன்னும் வராது. புதிய வரவில் Save & post, பழைய draft-இல் Post to stock தேர்ந்தெடுத்து உறுதிப்படுத்தலில் Post to stock அழுத்தவும்.

வெற்றிகரமான posting முடிந்த GRN-ஐத் திறந்து இருப்பைச் சேர்க்கும். Posted பதிவுகளைத் திருத்த முடியாது. கிடைத்தால் Print, PDF, Barcodes பயன்படுத்தவும். Posting தோல்வியடைந்தால் draft சேமிக்கப்படவில்லை என்று கருத வேண்டாம்; பட்டியலைப் பார்த்து பழைய பதிவைத் திருத்திய பின் மீண்டும் முயலவும்.

தவறான வரவை ரத்துசெய்தல்

Cancel GRN கிடைத்தால் திறந்து தடைக் காரணங்களைப் படிக்கவும். Why?-இல் தெளிவான 3–500 எழுத்துக் காரணம் கொடுத்து Cancel GRN உறுதிசெய்யவும். Keep it மூடும்.

Unposted வரவை ரத்துசெய்தால் நிலை மட்டும் மாறும். Posted வரவை ரத்துசெய்தால் அதன் சரக்கு இருப்பிலிருந்து அகலும்; மீட்க முடியாது. Supplier payment பதிவு இருந்தால், பெற்ற இருப்பு போதாமல் இருந்தால் அல்லது serial இனி இருப்பில் இல்லாவிட்டால் ரத்துசெய்தல் தடுக்கப்படும். பொறுப்பாளரிடம் அசல் பதிவைச் சரிசெய்யச் சொல்லவும்; தடையைத் தவிர்க்க தொடர்பற்ற stock adjustment உருவாக்க வேண்டாம்.